C’est difficile à croire, mais ce site Web existe depuis 2010. Bien que je ne sois impliqué que depuis 2015, j’ai vu le site se développer énormément pendant cette période. Le site Web reçoit désormais plus de 200 000 visiteurs par mois et nous continuons à publier un nouvel article chaque semaine.
Vous êtes-vous déjà demandé comment nous maintenons un site aussi vaste et existant depuis longtemps ? Notre processus a certainement évolué avec le temps. Quand j’ai commencé dans l’entreprise, nous utilisions Trello pour tout suivre. Plus tard, nous sommes passés à Asana, puis à Todoist. Et depuis environ 2021, nous utilisons Notion.
De tous les systèmes que nous avons utilisés, notre configuration Notion est la plus adaptée à nos besoins. Connu sous le nom de Creator’s Companion, le système est une idée originale de Thomas Frank (avec des contributions importantes de Martin Boehme).
Bien que Thomas ait conçu ce nouveau système principalement pour gérer notre chaîne YouTube, il s’est également avéré extrêmement utile pour gérer ce site Web. Reconnaissant cela, j’ai pensé qu’il serait intéressant de montrer comment nous utilisons Notion pour diriger notre production de contenu mensuelle.
Je vais commencer par un regard sur la façon dont nous proposons des idées d’articles. À partir de là, je passerai au processus d’utilisation de Notion pour aider à la recherche, à la rédaction et à la modification d’un article. Enfin, je vais vous montrer le rôle que joue Notion dans nos tâches de post-publication.
Si vous cherchez une meilleure façon de gérer votre site Web en pleine croissance, cet article est pour vous.
Étape 1 : Génération d’idées
Vers la fin de chaque mois, je rencontre Martin (notre directeur des opérations) pour réfléchir à des sujets d’articles.
Lors de la réunion, j’enregistre des sujets prometteurs dans la section « Idées » de la Notion de notre équipe. J’utilise également cette zone pour enregistrer toutes les idées d’articles que je propose en dehors des réunions.
À partir de là, nous développons davantage les idées d’articles et décidons lesquelles conviendront le mieux à notre public. Nous le faisons grâce à une combinaison de recherche de mots-clés (à l’aide d’Ahrefs) et d’intuition.
Une fois les sujets décidés, je peux passer à l’étape suivante : planifier le contenu du mois.
Étape 2 : Planification et délais
Une fois que Martin et moi avons choisi les sujets d’articles pour le mois, je déplace la fiche de chaque article de la section « Idées » vers la section « Planifié » dans Notion :
Je vais ensuite dans la fiche de chaque article et je choisis le modèle « Article CIG ». Cela crée automatiquement plusieurs sections que j’utiliserai à l’avenir, y compris une zone de recherche et une autre pour les tâches liées à l’article :
Après avoir appliqué le modèle d’article, je choisis une date de publication. Voici ma date limite pour l’avenir :
Une fois que j’ai choisi une date de publication, je peux passer à l’étape suivante : attribuer des tâches d’article à d’autres membres de l’équipe.
Étape 3 : Attribuer des tâches d’article
Chaque article que nous publions est également partagé sur nos comptes Twitter et Pinterest. Mais avant de pouvoir partager les publications sur les réseaux sociaux, j’ai besoin des images de partage correspondantes. C’est là qu’intervient notre designer Ashley.
Pour faire savoir à Ashley quelles images de partage elle doit créer, j’assigne une tâche dans Notion appelée « Créer des images de partage ».
Étant donné que le modèle d’article comprend une section « Tâches », il s’agit d’un processus rapide. Tout ce que j’ai à faire est de nommer la tâche, de fixer une date d’échéance, puis de l’attribuer à Ashley.
Après avoir attribué la tâche de création d’image à Ashley, je m’attribue une tâche pour partager la publication sur les réseaux sociaux.
Le résultat ressemble à ceci :
Après avoir assigné les tâches pour chaque article, je passe au processus suivant (et le plus long) : recherche, rédaction et édition.
Étape 4 : Maintenir les articles sur la bonne voie avec Notion
Chaque lundi, je vérifie Notion pour trouver l’article qui doit être publié à la fin de la semaine. Je déplace ensuite la fiche de cet article dans la section « Recherche » de Notion :
Le processus de recherche me prend généralement quelques jours, mais parfois plus si le sujet de l’article est particulièrement technique. Au cours de mes recherches, j’enregistre toutes mes notes dans la section « Recherche/Aperçu » de la fiche de l’article dans Notion.
Ces notes incluent des informations sur l’article et toutes les données de recherche de mots clés que j’ai obtenues d’Ahrefs :
Après avoir terminé la phase de recherche, je déplace la fiche de l’article dans la colonne « Rédaction ». Et puis j’écris l’article, ce qui prend généralement quelques jours supplémentaires :
Lorsque l’écriture est terminée, je déplace la fiche de l’article dans la colonne « Édition » :
Comme j’édite les articles moi-même, c’est surtout pour ma référence. Mais si je dirigeais une équipe de rédacteurs, je pourrais utiliser cette colonne Notion pour voir rapidement, en un coup d’œil, quels articles étaient prêts à être édités.
Suivre mes progrès dans Notion de cette manière permet également à mon responsable de voir que tout est sur la bonne voie sans avoir à échanger d’e-mails ou de messages Slack.
Lorsque les modifications sont faites, je publie l’article. Ensuite, je colle le lien vers l’article en direct dans le champ URL de la carte Notion de l’article :
Cela fait, c’est parti pour la dernière série de tâches.
Étape 5 : Tâches de post-publication
Maintenant, je déplace la fiche de l’article dans la colonne « Post-Publish Checklist » :
Contrairement aux vidéos, qui comportent une longue liste de tâches post-publication, la liste de contrôle des articles est courte. Il se compose des deux tâches que j’ai mentionnées précédemment : création des images de partage et partager la publication sur les réseaux sociaux.
Une fois qu’Ashley a créé les images de partage, elle les télécharge sur Google Drive. Je télécharge ensuite les images, les télécharge sur Buffer et partage la publication sur Twitter et Pinterest.
Enfin, je déplace la fiche de l’article dans la colonne « Terminé ». Cela archive toutes les informations liées à l’article dans une zone différente de Notion de notre équipe :
Je répète le processus ci-dessus chaque semaine jusqu’à ce qu’un nouveau mois arrive. Et puis c’est de retour à la phase de remue-méninges.
Améliorez votre processus de production de contenu avec Creator’s Companion
J’espère que cet article vous a éclairé sur la façon de mieux gérer votre blog avec Notion.
Si vous souhaitez utiliser le système dont je parle dans cet article pour gérer votre production de contenu, vous pouvez en savoir plus ci-dessous :
Vous en avez assez de jongler avec des applications de prise de notes, des listes de tâches et des feuilles de calcul tout en créant des vidéos YouTube et des articles de blog ? Moi aussi.
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