Lorsque vous êtes en première année, vous pourriez être pressé d’arriver à votre prochain cours de l’autre côté du campus, confus à l’idée de dire « professeur » au lieu de « professeur », ou déjà derrière une montagne de lectures. Mais au milieu du chaos, vous portez les mêmes intérêts et passe-temps du lycée-peut-être toi aime la danse, la photographie ou jouer au football. Et vous pouvez généralement trouver ces passe-temps dans un club géré par des étudiants.
Mais que se passe-t-il s’il n’y a aucune possibilité pour vous de continuer ? Allez-vous les abandonner ou trouver des passe-temps différents ? Ou voudriez-vous créer une opportunité de profiter à nouveau de vos passe-temps ? J’ai fait ce dernier et j’ai créé un club de tir à l’arc à l’école puisqu’il n’y en avait pas.
Au lycée, j’ai pratiqué le tir à l’arc et je suis tombé amoureux de ce sport. Alors que certains archers pratiquaient le tir à l’arc à un niveau compétitif, je considérais le tir à l’arc comme un sport récréatif. Alors quand je suis entré en première année et que j’ai assisté à la « Foire des clubs et des sociétés académiques », j’ai vu des clubs de danse, des clubs multiculturels, même un club League of Legends, mais pas de club de tir à l’arc. J’ai pensé que ce n’était peut-être pas à la foire ce jour-là. Je suis donc allé directement au centre étudiant et j’ai demandé au représentant de la réception s’il y avait un club de tir à l’arc. Il n’y en avait pas.
Ma question suivante pour elle était : « Comment créer un club étudiant ?
J’ai posé cette question sans même y penser : Est-ce que je veux être président et assumer ce rôle important alors que je n’ai pas encore compris comment être un étudiant universitaire ? Je ne sais même pas comment diriger un club ! Mais rien de tout cela ne m’a traversé la tête alors que la question sortait de ma bouche. Et parfois, les meilleures décisions sont prises sans réfléchir.
Avant de m’en rendre compte, je me suis retrouvé assis à une table sous le soleil brûlant, à collecter des signatures. Nous avions besoin d’au moins 40 membres intéressés pour approbation. Au bout d’une longue journée et le cœur dans la gorge, j’ai compté le nombre d’étudiants intéressés à 150 ! Et ainsi, le club de tir à l’arc est né à l’Université de Toronto, Mississauga. Mais ce n’était pas si simple…
Comment créer votre propre club en 11 étapes faciles.
Étape 1 : Déterminez quel type de club étudiant vous souhaitez créer
Vous souhaitez créer un club étudiant, une société étudiante ou une société académique ? Quelle est la différence? UNE club étudiant est une organisation formée par des membres de l’institution qui partagent un intérêt commun : créer une communauté ou un sentiment d’appartenance.
Sociétés étudiantes sont appelés gouvernements étudiants, syndicats étudiants ou conseils étudiants. Ils sont pris en charge par vos frais d’études. Si vous regardez votre facture, vous trouverez probablement une section qui répertorie votre association de membres et vos frais. Ces frais peuvent aller de 0,50 $ à 200 $. Par exemple, le syndicat étudiant de mon université nous facturait 45 $ par an et chaque étudiant était automatiquement membre du syndicat étudiant.
Sociétés académiques visent à unir les étudiants qui étudient un programme spécifique et à les aider dans leur développement professionnel et leurs objectifs de carrière. Par exemple, une société de commerce ou de gestion organisera des concours de cas, des simulations d’entretiens et des événements de réseautage pour aider les étudiants en commerce à atteindre leurs objectifs de carrière.
Étape 2 : Déterminez ce qui vous passionne
C’est peut-être quelque chose que vous aimez déjà ou quelque chose que vous voulez essayer pour la première fois. Peut-être que vous voulez travailler vers vos objectifs de carrière, comme le conseil aux entreprises, ou vous voulez créer une communauté pour votre culture ou votre religion. Vous pouvez également collecter des fonds pour une organisation caritative qui vous tient à cœur ou créer une communauté pour les jeux, comme League of Legends. Vraiment, les possibilités sont infinies !
Étape 3 : Obtenir du soutien
Créer un club n’est pas une blague. C’est beaucoup de travail acharné. Quand j’ai demandé au représentant de la réception, c’était un mardi et elle m’a dit que je n’avais que jusqu’au vendredi DE LA MÊME SEMAINE pour soumettre ma demande. Le comité des clubs se réunissait la semaine suivante pour examiner les nouvelles candidatures et la date limite était vendredi !
Bon, pas de panique, Je me suis dit.
J’ai utilisé les ressources autour de moi et j’ai obtenu le soutien de mes amis et de ma famille pour remplir la demande à temps. Une grande partie de la création d’un club consiste à développer un système de soutien. Je sais que cela semble ringard, mais je n’aurais pas pu le faire sans le soutien de mon équipe.
Étape 4 : Communiquez avec les groupes appropriés
Communiquez avec votre syndicat étudiant respectif et prenez rendez-vous avec le coordonnateur des clubs pour déterminer ce dont vous avez besoin pour faire reconnaître votre club. Le syndicat étudiant vous demandera de remplir tout ou partie des éléments suivants :
- Formulaire de reconnaissance du club : lire et accepter les règles et politiques des clubs
- Liste des membres du club : collecter suffisamment de signatures d’étudiants pour démontrer la demande du club.
- Liste des membres exécutifs du club : embauchez votre propre équipe de direction qui se composera, au minimum, d’un président (vous), d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Selon le type de club, vous pouvez embaucher des membres exécutifs supplémentaires au besoin comme des directeurs (directeur de la conception, directeur de la collecte de fonds, etc.) ou des associés
- Liste des événements possibles
- Un budget précis et réaliste
- Constitution du club qui décrit le mandat de votre club, les droits des membres, la transparence, la responsabilité et les principes démocratiques
- Formulaires facultatifs tels qu’une demande de compte de messagerie, d’accès à l’hébergement de sites Web, à un espace de bureau ou à un casier
Une fois que vous aurez soumis votre candidature, vous pourrez être interviewé par le coordinateur des clubs et le vice-président des finances ou le vice-président des affaires internes de votre syndicat étudiant afin de déterminer si vous êtes vraiment intéressé à diriger un club. Ils peuvent vous demander un plan d’action et comment vous poursuivrez votre Objectifs SMART sur la base de l’énoncé de mission de votre club. Le syndicat étudiant transmettra ensuite votre candidature et/ou vos commentaires sur l’entrevue au comité des groupes d’étudiants qui fera une recommandation pour approbation au conseil d’administration.
Après approbation, les présidents sont tenus d’assister à des ateliers et à des formations sur les sujets suivants :
- Réservation de tables et de salles autour du campus
- Ateliers de leadership et séances de réseautage
- Séance d’orientation
Étape 5 : Ouvrir un compte bancaire
Une fois votre club approuvé, il vous sera demandé d’ouvrir un compte bancaire communautaire pour suivre vos finances. Ce sera important pour l’audit de votre club ! Oui, les groupes d’étudiants sont audités pour s’assurer que les étudiants n’utilisent pas les fonds du club à leur profit.
- Ouvrez votre compte bancaire dans un établissement pré-approuvé par votre syndicat étudiant
- Au moins deux signataires autorisés sont requis : le président et le trésorier
- La banque demandera une lettre du syndicat étudiant confirmant l’approbation de votre club
- Assurez-vous de commander un chéquier qui vous sera certainement utile
- Conservez toujours les reçus après les achats de votre club
Étape 6 : Créer un logo de club étudiant
Vous n’avez personne dans votre équipe qui peut concevoir ? Aucun problème. Votre syndicat étudiant peut fournir un graphiste pour concevoir le logo de votre club en fonction de vos spécifications.
Étape 7 : Créer une plate-forme de médias sociaux
Créez des comptes pour TikTok, Facebook, Instagram, Twitter, etc. et obtenez autant de followers que possible ! Demandez à toute votre équipe de direction de faire la publicité de vos canaux de médias sociaux. Demandez au syndicat étudiant de vous saluer tout particulièrement. Utilisez toutes les techniques de marketing appropriées pour faire connaître votre nouveau club !
Étape 8 : Créer une base de données des membres du club
Avoir une base de données de tous vos membres vous sera utile lorsque vous aurez besoin d’envoyer régulièrement bulletins électroniques. Vous vous souvenez de la liste des membres du club que vous avez compilée ? Utilisez cette liste pour construire votre base de données. Rassemblez également des membres lors du « Salon des clubs et des sociétés universitaires » de votre établissement.
Étape 9 : Envisagez de fixer une cotisation annuelle
Dans mon cas, le matériel de tir à l’arc est outrageusement cher ! Un arc a coûté 200 $ et c’était après un rabais de club ! Pour obtenir de l’équipement, nous avons collecté beaucoup de fonds et le moyen le plus simple était de payer une cotisation annuelle.
Étape 10 : Contactez les partenaires et sponsors potentiels du club
Le club de tir à l’arc étant sportif, j’ai noué un partenariat avec la Direction de l’Athlétisme. Pour que nous puissions utiliser l’espace du gymnase pour les pratiques de tir à l’arc. De plus, pour obtenir des sponsors, vous devrez créer un package de sponsoring et utiliser votre réseau pour présenter votre club à des sponsors potentiels.
Étape 11 : Le cas échéant, commandez ou créez des supports marketing
Commandez du matériel comme des bannières, des cartes de membre et des affiches. Si vous manquez de fonds, créez vos propres supports marketing. Ce sera un excellent exercice de team building DIY pour votre équipe de direction !
Bien que vos étapes puissent différer légèrement selon votre école, le processus général reste le même. Cette liste semble intimidante, mais si vous êtes intrinsèquement motivé et déterminé à faire une différence sur le campus, vous aurez hâte d’atteindre vos objectifs. Mon club était comme mon bébé. Parfois, c’était un gamin agaçant mais je l’aimais quand même. J’ai fait en sorte qu’il grandisse pour devenir indépendant, alors quand je l’ai laissé partir, il a pu s’épanouir tout seul.
Vous voulez en savoir plus sur la création d’un club étudiant ?
Les plus petits détails des exigences varient d’une école à l’autre. Vous pouvez voir des exemples de processus pour des écoles comme U of T, Ryerson, York, McMaster, Sheridan et Humber.
Bonne chance!
